Akan tetapi, seiring waktu, ruang penyimpanan Gmail bisa cepat penuh, terutama jika kamu sering menerima e-mail dengan lampiran berukuran besar, notifikasi media sosial, atau newsletter setiap hari.

Kalau kapasitas Gmail sudah mencapai batas, kamu mungkin tidak bisa mengirim atau menerima e-mail baru. Untungnya, ada berbagai cara efektif agar Gmail tetap lega tanpa harus membeli kapasitas tambahan.

1. Hapus Email Lama dan Tidak Penting Berdasarkan Usia
   Langkah paling sederhana adalah menghapus email lama yang sudah tidak relevan. Gunakan fitur pencarian Gmail dengan filter waktu, misalnya untuk mencari e-mail lebih dari 1 tahun, ketikan di kolom pencarian, “older_than:1y”.
   Keyword tersebut akan memunculkan semua email yang berusia lebih dari 1 tahun. Kamu tinggal pilih beberapa e-mail lama yang akan dihapus atau memilih semuanya untuk di-delete dengan menceklis kotak yang berada di samping icon Archive.
   Jangan lupa untuk mengosongkan folder “Sampah” agar ruang penyimpanan benar-benar berkurang.
2. Hapus Email dengan Lampiran Besar
   File lampiran (foto, dokumen, video) adalah penyebab utama Gmail cepat penuh. Kamu bisa menemukan dan menghapus email dengan ukuran besar menggunakan perintah tertentu. Misalnya, kamu ingin menghapus email berukuran lebih dari 10 MB, maka ketikkan “larger:10M” pada kolom pencarian.
   Setelah muncul daftar email yang berukuran besar, buka dan unduh file jika masih diperlukan atau hapus e-mail sesegera mungkin. Jangan lupa bersihkan juga folder “Sampah” dan “Spam”.
3. Bersihkan Folder “Spam” dan “Promosi”
   Folder Spam sering menumpuk otomatis tanpa kamu sadari. Cukup cari dan buka tab “Spam” di sidebar kiri Gmail dan “Hapus semua pesan spam sekarang”.
   Begitu juga dengan tab Promosi, yang biasanya berisi email marketing atau newsletter. Jika kamu jarang membacanya, hapus e-mail secara massal dengan mengetikkan “category:promotions” pada kolom pencarian.
   Setelah semua email yang tidak diperlukan itu dihapus, kemudian klik ikon tempat sampah (Trash) untuk menghapus e-mail secara permanen.
4. Berhenti Berlangganan dari Newsletter
   Newsletter harian dari toko online, platform media, atau layanan hiburan bisa membuat inbox cepat penuh. Setiap kali kamu membuka email promosi, cari link “Unsubscribe” atau “Berhenti Berlangganan” di bagian bawah pesan.
   Kamu juga bisa memanfaatkan fitur pencarian “unsubscribe” pada kolom pencarian. Maka, Gmail akan menampilkan semua e-mail yang berisi tautan berhenti berlangganan, sehingga kamu bisa membersihkan sekaligus mengatur ulang preferensi langganan.
5. Gunakan Google Storage Manager
   Google menyediakan fitur manajemen ruang penyimpanan yang bisa diakses melalui “https://one.google.com/storage/management“. Di sana kamu bisa melihat rincian penggunaan penyimpanan dari Gmail, Drive, dan Google Foto. Kamu juga bisa langsung menghapus file besar atau duplikat dengan mudah melalui antarmuka yang interaktif.

Penulis: Ahmad Luthfi

Jika pengguna tidak ingin melakukan upgrade storage e-mail berbayar, beberapa trik ini mungkin bisa membantu untuk mengurangi e-mail yang terus menumpuk.

Cari dan Hapus Email Berdasarkan Ukuran

E-mail dengan lampiran besar sering jadi penyebab utama kuota penuh. Untuk menghapusnya, ikuti langkah-langkahnya berikut ini:

1. Buka Gmail di browser atau lewat aplikasi mobile
2. Di kolom pencarian, ketik: has:attachment larger:10M. Ini akan menampilkan email dengan
   lampiran besar (>10MB).
3. Hapus email yang tidak penting atau sudah usang.

Pengguna bisa ganti angka 10M dengan ukuran lain, misalnya 5M untuk email yang lebih ringan.

Delete Email Promosi dan Sosial

Seringkali pengguna menjumpai banyaknya e-mail yang masuk berasal dari tab “Promotions” dan “Social”. Untuk menghapus e-mail yang tidak penting tersebut, pengguna bisa mengikuti langkah berikut:

1. Klik tab Promotions
2. Klik dan tahan salah satu e-mail yang dipilih, jika muncul kotak kecil di kiri atas (di atas daftar e-mail), klik kotak tersebut untuk memilih semua e-mail.
3. Akan muncul teks: “Semua 50 percakapan di halaman ini dipilih.”
4. Klik ikon tempat sampah (Hapus).

Gunakan Filter Pencarian

Untuk menghapus e-mail lebih cepat, khususnya jika pengguna ingin menghapus e-mail lama yang sudah tidak lagi dibutuhkan, maka pengguna bisa memakai filter untuk mencari e-mail lawas.

Di kolom pencarian, pengguna bisa mengetikan “older_than:1y” untuk mencari e-mail yang usianya lebih dari 1 tahun. Fitur filter tersebut bisa membantu menemukan e-mail lama secara cepat, kemudian hapus e-mail yang tidak lagi diperlukan.

Kosongkan Folder Spam dan Trash

Selain inbox utama, ada folder spam dan tempat sampah yang ternyata tetap memakan ruang apabila tidak dihapus secara permanen.

Langkah-langkah untuk menghapus e-mail spam, yakni masuk ke folder Spam. Klik dan tahan salah satu email spam hingga muncul kotak kecil, serupa dengan cara menghapus e-mail
promosi.

Klik kotak kecil tersebut, kemudian hapus semua email spam. Cara yang sama juga dapat dilakukan pada folder Trash atau Sampah, hanya saja ketika diklik folder Sampah, maka pengguna bisa langsung mengklik “Kosongkan sampah sekarang”.

Penulis: Ahmad Luthfi

Raksasa search engine asal Amerika Serikat itu berencana akan menghapus jutaan akun Gmail yang tidak aktif hingga dua tahun. Tindakan ini menyebabkan pemegang akun yang terkena dampak akan kehilangan e-mail, dokumen, foto, dan video secara permanen.

Dikatakan oleh Google bahwa penghapusan akun Gmail yang tidak aktif adalah bagian dari pembaruan besar pada layanan e-mail. Semua akun Gmail pribadi yang tidak aktif selama setidaknya dua tahun akan terkena dampak pembersihan ini.

Kebijakan yang diperkenalkan tahun ini diperkirakan akan mulai berlaku pada bulan Desember 2023. Selain itu, Google juga mengatakan akan memperbarui kebijakan ketidakaktifan Akun Google menjadi dua tahun di semua produk Google.

Kebijakan ini juga membatasi jangka waktu Google untuk dapat menyimpan informasi pribadi yang tidak digunakan dari akun yang tidak aktif. Ya! Tidak sedikit yang menyambut positif langkah yang dilakukan oleh Google ini karena memiliki implikasi terkait keamanan.

Dengan dihapusnya akun Gmail yang tidak aktif, hal ini diharapkan dapat melindungi pengguna aktif Google dari ancaman keamanan seperti Phishing, pembajakan akun, dan penipuan. Akun Google yang tidak aktif memang memiliki risiko lebih tinggi untuk diretas.

Pemilik akun Gmail yang tidak aktif, atau tidak aktif yang terkena dampak akan menerima beberapa pemberitahuan sebelum tindakan apa pun diambil. Selain itu, alamat e-mail pemulihan terlampir dari akun yang terpengaruh juga akan dikirimkan pemberitahuannya.

Google memang sudah mulai mengirim e-mail ke akun yang terpengaruh. Pemegang akun yang memiliki risiko penghapusan akunnya dapat mencegah hal itu dengan membuka atau mengirim e-mail, membuka Google Drive, atau mengunduh aplikasi dari Google Play Store.

Seperti yang kita tahu, saat ini Gmail telah berkembang menjadi platform e-mail yang sangat besar dan, memiliki daya tarik yang luas. Google mengatakan akun apa pun yang memposting video YouTube tidak akan terpengaruh, terlepas dari kapan terakhir kali aktif.